O que é o 5W2H
O 5W2H é um conjunto de sete perguntas — cinco começadas por W e duas por H, em inglês — que se aplicam a cada ação de um plano. Respondidas todas, não sobra ambiguidade sobre o que precisa acontecer.
O nome vem das iniciais: what, why, where, when, who, how e how much. Na prática brasileira, ele quase sempre aparece como um quadro de sete colunas, uma linha por ação.
É o formato dominante de plano de ação no Brasil e o que a maior parte das auditorias e sistemas de gestão espera receber.
| Pergunta | Coluna | O que escrever | Erro típico |
|---|---|---|---|
| What | O quê | A ação, com verbo no infinitivo | Escrever um tema (“atendimento”) em vez de uma ação |
| Why | Por quê | O problema que essa ação resolve | Repetir o objetivo geral em todas as linhas |
| Where | Onde | Setor, unidade, sistema ou turma | Deixar vazio quando a ação cruza mais de uma área |
| When | Quando | Data de início e de entrega | “Curto prazo”, “assim que possível” |
| Who | Quem | Uma pessoa, com nome | “Equipe”, “setor”, ou duas pessoas na mesma linha |
| How | Como | Os passos concretos da execução | Detalhe insuficiente para outra pessoa executar |
| How much | Quanto custa | Horas, recursos ou valor | Deixar vazio quando existe orçamento envolvido |
O 5W2H não decide nada
Ele organiza uma decisão que já foi tomada. Se você ainda não sabe qual é a causa do problema, preencher o quadro só vai documentar um palpite bem formatado. O diagnóstico vem antes — veja como fazer um plano de ação.
Por onde começar
Modelo de 5W2H para baixar
O quadro pronto em Word, Excel, PDF e Google Sheets, com uma linha preenchida como exemplo.
Ver página →Planilha 5W2H em Excel
Com coluna de status, filtro automático e percentual concluído calculado por fórmula.
Ver página →5 exemplos de 5W2H preenchidos
Quadros completos para vendas, qualidade, obra, escola e meta pessoal.
Ver página →Como fazer um 5W2H
O passo a passo de preenchimento, na ordem que funciona — que não é a ordem das colunas.
Ver página →Tabela e matriz 5W2H
Como montar o quadro do zero no Word ou no Excel, com as larguras que cabem em A4.
Ver página →5W1H, 5W3H e 4Q1POC
As variações do método, quando cada uma faz sentido e por que a versão brasileira ganhou uma pergunta a mais.
Ver página →De onde veio o método
A estrutura das perguntas é antiga e não pertence à gestão: é o repertório clássico do jornalismo e da retórica para descrever um fato por inteiro. O que a gestão da qualidade fez foi transformá-la em formulário e acrescentar o custo.
Isso explica por que o 5W2H não tem um autor único, ao contrário do ciclo PDCA ou do diagrama de Ishikawa. Ele é uma convenção de formato, não uma teoria.
Onde o 5W2H se encaixa
Ele quase nunca aparece sozinho. Na sequência que a maior parte das equipes usa, cada ferramenta entrega o insumo da seguinte:
| Etapa | Ferramenta | O que produz |
|---|---|---|
| Encontrar a causa | 5 porquês ou Ishikawa | A causa raiz do problema |
| Priorizar | Matriz GUT | A ordem em que as causas serão atacadas |
| Detalhar a ação | 5W2H | O quadro com responsável, prazo e custo |
| Rodar e corrigir | PDCA | O ciclo de execução e revisão do plano |
Preencha um 5W2H agora, no navegador
O gerador monta as sete colunas na tela e exporta em PDF, Excel ou CSV.
Abrir o gerador →Perguntas frequentes
O que significa 5W2H?
São as iniciais de sete perguntas em inglês: what (o quê), why (por quê), where (onde), when (quando), who (quem), how (como) e how much (quanto custa). Cinco começam com W e duas com H — daí o nome.
5W2H é a mesma coisa que plano de ação?
Não. O plano de ação é o documento; o 5W2H é o formato mais usado para estruturá-lo. Dá para fazer plano de ação com quatro colunas, sem 5W2H — e dá para usar o 5W2H para detalhar uma única ação isolada, sem um plano em volta.
Quais colunas do 5W2H são obrigatórias?
Na prática, o quê, quem e quando. Sem essas três o documento deixa de ser executável. As outras quatro podem ser dispensadas em planos internos simples, mas costumam ser exigidas em auditoria e prestação de contas.
Quem criou o 5W2H?
Não há um autor único. A estrutura das perguntas é o repertório clássico usado para descrever um fato por inteiro, e foi incorporada aos formulários da gestão da qualidade ao longo do século XX, com o acréscimo do “quanto custa”.
O 5W2H serve para uso pessoal?
Serve, mas costuma ser excesso: em plano pessoal as colunas “onde” e “quanto custa” raramente acrescentam algo. O modelo simples de quatro colunas costuma funcionar melhor.
Qual a diferença entre 5W2H e 5W1H?
O 5W1H tem seis perguntas — não inclui o “quanto custa”. É a versão original, mais usada em análise e investigação; o 5W2H acrescentou o custo porque, em plano de ação, ação sem orçamento definido costuma não sair do papel.
Leonardo Rezende
Editor, Plano de Ação
Escrevo sobre planejamento, execução e ferramentas de gestão. Todos os modelos publicados aqui são produzidos e testados por mim antes de ir ao ar. Sobre o site →