Antes de começar: separe elaboração de execução
Montar o plano leva entre uma e três horas, e deve ser feito de uma vez só, com as pessoas certas na sala. Planos montados aos pedaços, por e-mail, ao longo de duas semanas, chegam ao fim já desatualizados.
Leve para essa reunião os dados que dimensionam o problema. Sem número, a conversa vira opinião e o plano vira lista de palpites.
Os 7 passos
- Descreva o problema em uma frase. Escreva o problema, não o sintoma. “O time está desmotivado” é um sintoma; “o turnover da equipe comercial foi de 40% em 12 meses” é um problema. A frase precisa caber em uma linha e conter um número.
- Defina o objetivo com número e data. Um objetivo bem escrito tem valor de partida, valor de chegada e prazo: “reduzir o turnover da equipe comercial de 40% para 20% até 30/06/2027”. Se você não consegue escrever assim, o problema ainda não está medido.
- Investigue as causas antes de listar ações. Este é o passo que quase todo mundo pula. Pergunte “por quê” cinco vezes seguidas a partir do problema, ou monte um diagrama de Ishikawa com a equipe. Pare quando chegar a uma causa sobre a qual você realmente tem controle — não adianta listar “crise econômica”.
- Liste uma ação para cada causa. Agora sim. Uma ação por causa, escrita com verbo no infinitivo: “revisar”, “treinar”, “implantar”, “renegociar”. Se sobrar ação sem causa correspondente, desconfie: costuma ser atividade que alguém já queria fazer, aproveitando a carona do plano.
- Preencha o 5W2H de cada ação. Sete colunas, todas preenchidas. Responsável com nome próprio. Prazo com data. E o “como” detalhado o suficiente para outra pessoa executar sem precisar perguntar nada.
- Priorize o que entra na primeira rodada. Nem tudo cabe no mesmo mês, e tentar fazer tudo é a forma mais rápida de não fazer nada. Ordene por impacto e esforço, escolha as três a cinco primeiras e deixe o resto claramente marcado como segunda rodada.
- Marque a data de revisão junto com o plano. Antes de encerrar a reunião, coloque no calendário de todo mundo a data da revisão — quinzenal funciona bem para planos de até três meses. Plano sem revisão agendada morre na terceira semana, sempre.
Os quatro erros que mais matam planos de ação
| Erro | Como aparece | Correção |
|---|---|---|
| Ação sem dono | “A equipe vai revisar o processo” | Nome de uma pessoa, sempre |
| Prazo elástico | “Curto prazo”, “assim que possível” | Data com dia e mês |
| Ação grande demais | “Reestruturar o setor comercial” | Quebrar em ações de no máximo 2 semanas cada |
| Plano sem revisão | Ninguém volta ao documento depois da reunião | Revisão agendada no calendário antes de o plano ser salvo |
O que fazer quando o plano trava
Todo plano trava em algum ponto. O que separa um plano vivo de um plano morto é o que acontece na reunião de revisão.
Para cada ação atrasada, faça uma única pergunta: o que impediu? Se a resposta for falta de tempo, o problema é priorização e a ação precisa sair do plano ou entrar no lugar de outra. Se for dependência de terceiro, isso vira uma nova linha, com responsável e prazo próprios.
O que não pode acontecer é a ação simplesmente ser repassada para a próxima quinzena sem que nada mude. Três repasses seguidos significam que aquela ação não vai acontecer — remova-a e assuma isso explicitamente.
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Abrir o gerador →Perguntas frequentes
Quanto tempo leva para montar um plano de ação?
Entre uma e três horas para um plano de até dez ações, desde que os dados sobre o problema já estejam levantados. O levantamento dos dados costuma levar mais tempo que a elaboração em si.
Qual a primeira coisa a fazer em um plano de ação?
Escrever o problema em uma frase, com um número que o dimensione. Todas as decisões seguintes dependem de o problema estar bem descrito.
Como priorizar as ações do plano?
A matriz GUT resolve rápido: dê nota de 1 a 5 para gravidade, urgência e tendência de cada ação, multiplique as três notas e execute em ordem decrescente do resultado.
Com que frequência revisar o plano de ação?
Quinzenal para planos de até três meses; mensal para planos anuais. O importante é que a data esteja agendada desde o dia da elaboração.
O que fazer com as ações que não foram concluídas?
Pergunte o que impediu. Se for prioridade, remova ou troque por outra ação; se for dependência externa, transforme a dependência em uma nova linha do plano. Repassar a mesma ação três vezes seguidas é sinal de que ela não vai acontecer.
Leonardo Rezende
Editor, Plano de Ação
Escrevo sobre planejamento, execução e ferramentas de gestão. Todos os modelos publicados aqui são produzidos e testados por mim antes de ir ao ar. Sobre o site →