As quatro etapas
| Etapa | Pergunta que responde | O que produz |
|---|---|---|
| Plan — planejar | Qual é o problema, qual a causa e o que faremos? | Meta com número e um plano de ação |
| Do — executar | As ações estão sendo feitas como combinado? | As ações executadas e o registro do que aconteceu |
| Check — checar | O indicador se moveu? | A comparação entre o resultado e a meta |
| Act — agir | Padronizamos o que funcionou ou recomeçamos? | Procedimento atualizado, ou um novo ciclo |
A etapa que quase todo mundo pula
O Check. É comum encontrar organizações que planejam bem, executam razoavelmente e nunca voltam para comparar o indicador com a meta. Sem essa comparação, o ciclo vira uma reta: planeja, faz, esquece, planeja outra coisa.
O que fazer em cada etapa
P — Planejar
É a etapa mais longa, e com razão: costuma consumir metade do ciclo. Ela tem quatro movimentos, nesta ordem:
- Identificar o problema, com um número que o dimensione.
- Analisar as causas — com Ishikawa ou 5 porquês.
- Definir a meta, no formato SMART.
- Montar o plano de ação, no formato 5W2H.
D — Executar
Executar o plano e, principalmente, registrar o que aconteceu — inclusive o que saiu diferente do previsto. É esse registro que torna a etapa seguinte possível. Executar sem registrar transforma o Check em memória coletiva, que é a pior fonte de dados que existe.
C — Checar
Comparar o resultado com a meta, usando o mesmo instrumento de medição do diagnóstico. Trocar de instrumento no meio inviabiliza a comparação — e é o erro que mais compromete um ciclo bem executado.
A — Agir
Aqui há duas saídas, e escolher a certa é o ponto do ciclo:
- Deu certo: padronize. Atualize o procedimento, treine quem executa, mude o formulário. Sem padronizar, o ganho se perde na primeira troca de pessoa.
- Não deu certo: volte ao P. E volte para a análise de causa, não para a lista de ações — se o indicador não se moveu, a causa provavelmente era outra.
Continue por aqui
As 4 etapas em detalhe
O que fazer, o que registrar e o erro típico de cada etapa.
Ver página →Exemplos de PDCA preenchidos
Ciclos completos para qualidade, atendimento, escola e produção.
Ver página →Modelo e planilha de PDCA
Formulário do ciclo em Word e planilha de acompanhamento em Excel.
Ver página →Ciclo de Deming e Shewhart
De onde veio o método, por que também se chama ciclo de Deming e o que é o PDSA.
Ver página →Quanto tempo dura um ciclo
Não existe duração padrão, e é aí que muita gente trava. A regra prática é que o ciclo precisa ser curto o suficiente para você aprender algo, e longo o suficiente para o indicador ter chance de se mover.
Para problema de processo, de quatro a doze semanas costuma funcionar. Para mudança que depende de comportamento — treinamento, rotina nova — raramente menos de um trimestre. Ciclo de um ano inteiro quase sempre é um plano anual disfarçado, que nunca chega ao Check.
Depois da causa, vem o plano
O gerador monta o quadro 5W2H na tela e exporta em PDF, Excel ou CSV.
Abrir o gerador →Perguntas frequentes
O que significa PDCA?
São as iniciais de plan, do, check e act — planejar, executar, checar e agir. É um ciclo: ao terminar a quarta etapa, começa-se de novo pela primeira.
Para que serve o ciclo PDCA?
Para resolver problemas e melhorar processos de forma que o aprendizado de cada rodada seja aproveitado na seguinte. É a estrutura que impede uma organização de resolver o mesmo problema várias vezes.
Qual a etapa mais importante do PDCA?
Todas dependem umas das outras, mas a mais negligenciada é o Check. Sem comparar o resultado com a meta, não há como saber se a ação funcionou — e o ciclo deixa de ser ciclo.
Quanto tempo dura um ciclo PDCA?
De quatro a doze semanas para problema de processo; ao menos um trimestre quando a mudança depende de comportamento. Ciclo de um ano costuma ser plano anual disfarçado.
PDCA e PDSA são a mesma coisa?
São variações próximas. O PDSA troca o “check” por “study”, para enfatizar que a etapa é de estudo do resultado e não de mera conferência. A lógica do ciclo é a mesma.
Quem criou o ciclo PDCA?
A formulação tem origem no trabalho de Walter A. Shewhart e foi difundida internacionalmente por W. Edwards Deming — por isso também é chamado de ciclo de Deming ou de Shewhart.
Leonardo Rezende
Editor, Plano de Ação
Escrevo sobre planejamento, execução e ferramentas de gestão. Todos os modelos publicados aqui são produzidos e testados por mim antes de ir ao ar. Sobre o site →