Antes de abrir o quadro
O 5W2H documenta uma decisão; ele não a toma. Se você abrir a planilha sem saber qual é a causa do problema, vai sair de lá com um palpite bem formatado — e nada é mais difícil de contestar do que um palpite dentro de uma tabela.
Leve para a reunião o dado que dimensiona o problema e a causa que você já investigou com os 5 porquês ou com o diagrama de Ishikawa.
Os seis passos
- Escreva o problema com um número. “As vendas caíram” é sintoma. “A conversão de reunião para proposta caiu de 34% para 19% no trimestre” é problema — e já sugere onde procurar.
- Preencha o quê e o por quê de todas as linhas. Só as duas primeiras colunas, de todas as ações, antes de seguir. Esse passo sozinho já mostra quais linhas não deveriam estar ali.
- Elimine as linhas sem por quê. Ação cujo “por quê” não corresponde a uma causa identificada costuma ser algo que alguém já queria fazer e aproveitou a carona do plano. Tire, ou o plano vira lista de desejos com sete colunas.
- Defina quem e quando com as pessoas presentes. Aqui a conversa fica difícil, e é o ponto do exercício. Um nome por linha — quando duas pessoas são responsáveis, nenhuma é. E data, não “curto prazo”.
- Detalhe onde, como e quanto custa. Detalhamento pode ser completado depois da reunião. O teste do “como”: entregue a linha a alguém que não estava na sala e veja se ela consegue começar sem perguntar nada.
- Marque a data de revisão. Antes de salvar o arquivo, coloque no calendário de todo mundo a data da revisão. Quadro sem revisão agendada morre na terceira semana, sempre.
Exemplo do mesmo quadro, antes e depois
| Coluna | Como costuma vir | Como deveria ficar |
|---|---|---|
| O quê | Melhorar o atendimento | Revisar o roteiro de qualificação de leads |
| Por quê | Para vender mais | A conversão de reunião para proposta caiu de 34% para 19% |
| Onde | Comercial | Equipe de pré-vendas, funil do CRM |
| Quando | Curto prazo | 01/09 a 30/09/2026 |
| Quem | Equipe de vendas | Marina Bastos, coordenadora de pré-vendas |
| Como | Treinando o time | Ouvir 20 gravações de reuniões perdidas, mapear onde o lead trava e reescrever o roteiro |
| Quanto custa | — | 24 horas internas, sem custo externo |
A coluna da esquerda não está errada por ser curta. Está errada porque nenhuma das respostas pode ser verificada depois.
Os quatro erros que mais travam o quadro
| Erro | Correção |
|---|---|
| Preencher na ordem das colunas | Preencher em duas passadas: decisão primeiro, detalhe depois |
| Dois responsáveis na mesma linha | Um nome; o segundo entra na coluna “como” |
| Ação grande demais | Quebrar em ações de no máximo duas semanas cada |
| Deixar “quanto custa” vazio por padrão | Vazio só quando realmente não há custo — inclusive de horas |
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O gerador monta as sete colunas na tela e exporta em PDF, Excel ou CSV.
Abrir o gerador →Perguntas frequentes
Qual a ordem certa de preencher o 5W2H?
Não é a ordem das colunas. Preencha “o quê” e “por quê” de todas as linhas primeiro, depois “quem” e “quando” com as pessoas presentes, e só então as colunas de detalhamento.
Quanto tempo leva para montar um 5W2H?
De uma a três horas para um quadro de até dez linhas, desde que o diagnóstico já esteja feito. O levantamento dos dados costuma demorar mais que o preenchimento.
Posso deixar a coluna “quanto custa” vazia?
Só quando realmente não há custo, incluindo horas de trabalho. Deixar vazio por padrão é o jeito mais rápido de descobrir tarde que a ação era inviável.
O que fazer quando a mesma ação atrasa várias vezes?
Três repasses seguidos significam que ela não vai acontecer. Cancele a linha e registre a decisão. Cancelar é uma decisão; adiar indefinidamente não é.
Preciso fazer o diagnóstico antes do 5W2H?
Sim. O 5W2H organiza uma decisão já tomada. Sem saber a causa, o quadro documenta um palpite — e palpite dentro de tabela é muito mais difícil de contestar.
Leonardo Rezende
Editor, Plano de Ação
Escrevo sobre planejamento, execução e ferramentas de gestão. Todos os modelos publicados aqui são produzidos e testados por mim antes de ir ao ar. Sobre o site →