A matriz preenchida
| Problema | G | U | T | G×U×T | Ordem |
|---|---|---|---|---|---|
| Devolução de pedidos por item errado (6,2%) | 5 | 4 | 4 | 80 | 1º |
| Falta recorrente de 2 itens de alta rotatividade | 4 | 5 | 3 | 60 | 2º |
| Tempo de separação acima do padrão no turno da noite | 3 | 4 | 4 | 48 | 3º |
| Divergência entre estoque físico e sistema | 4 | 3 | 4 | 48 | 4º |
| Rotatividade alta na equipe de separação | 3 | 3 | 4 | 36 | 5º |
| Layout do armazém com fluxo cruzado | 3 | 2 | 3 | 18 | 6º |
| Etiquetadora antiga com falhas ocasionais | 2 | 3 | 3 | 18 | 7º |
| Ausência de indicador de produtividade por separador | 2 | 2 | 2 | 8 | 8º |
Por que cada nota
As notas só têm valor se o critério for explicitado. Três exemplos da mesma matriz:
| Problema | Justificativa das notas |
|---|---|
| Devolução por item errado | G5: afeta cliente diretamente e gera custo de logística reversa. U4: contrato com o maior cliente renova em 90 dias. T4: o volume de pedidos grandes está crescendo, e são eles que mais erram. |
| Falta de itens de alta rotatividade | G4: perda de venda imediata. U5: está acontecendo agora, toda semana. T3: piora, mas de forma sazonal e previsível. |
| Ausência de indicador de produtividade | G2: não causa dano direto. U2: pode esperar. T2: não piora sozinho. Fica em último sem drama — e não é o mesmo que “nunca fazer”. |
O empate no 48 e como resolver
Dois problemas ficaram com 48. Empate é comum e há três formas de desempatar, em ordem de preferência:
- Pela gravidade. Entre 3-4-4 e 4-3-4, o segundo tem maior gravidade — vem primeiro. É o critério mais defensável.
- Pelo número de pessoas afetadas. Em segurança do trabalho, esse é inclusive um critério normativo.
- Pelo esforço. Se os dois empatam de verdade, comece pelo mais fácil: entregar rápido mantém o plano vivo.
O que a equipe decidiu
Atacar os três primeiros nesta rodada e reavaliar a matriz em 60 dias. Os cinco últimos ficaram registrados, com as notas — o que importa, porque na reavaliação dá para comparar se a tendência estimada se confirmou.
Reavaliar é parte do método
Uma matriz GUT feita uma vez e arquivada perde metade do valor. Reavaliada a cada 60 ou 90 dias, ela mostra duas coisas: se os problemas atacados realmente saíram da lista, e se as notas de tendência estavam certas.
Problema que ficou em sexto e subiu para segundo na reavaliação seguinte significa que a tendência foi subestimada — e isso calibra as próximas pontuações da equipe.
Achou a causa? Monte o plano
O gerador monta o quadro 5W2H na tela e exporta em PDF, Excel ou CSV.
Abrir o gerador →Perguntas frequentes
Como justificar as notas da matriz GUT?
Escrevendo o motivo ao lado de cada nota, ao menos para as mais altas. Nota sem justificativa vira discussão de opinião na reunião seguinte e não ensina nada na reavaliação.
Como desempatar problemas com a mesma pontuação?
Primeiro pela gravidade, que é o critério mais defensável; depois pelo número de pessoas afetadas; e, se persistir, pelo menor esforço — entregar rápido mantém o plano vivo.
O que fazer com os problemas do fim da lista?
Registrar com as notas e reavaliar em 60 ou 90 dias. Ficar em último não é o mesmo que nunca fazer — e a reavaliação mostra se a tendência foi bem estimada.
Com que frequência refazer a matriz?
A cada 60 a 90 dias, ou sempre que um problema novo relevante aparecer. Refazer também calibra a pontuação da equipe ao longo do tempo.
Quantos problemas atacar por rodada?
De dois a quatro. Atacar os oito ao mesmo tempo é a forma mais rápida de não resolver nenhum.
Leonardo Rezende
Editor, Plano de Ação
Escrevo sobre planejamento, execução e ferramentas de gestão. Todos os modelos publicados aqui são produzidos e testados por mim antes de ir ao ar. Sobre o site →